CONTRATO DE EVENTOS
EVENTOS ESPECIALES Y DE ÁREA PARA BODAS
1) ALQUILER DEL LUGAR - PAQUETES DE EVENTO - EVENTO PERSONALIZADO
(a) Los Clientes acuerdan pagar un depósito inicial no reembolsable del 50% del total del acuerdo. En casos de seleccionar alguna de nuestras ofertas pudiera ser específico un acuerdo de pago diferente. Este depósito sirve para reservar su actividad en el lugar seleccionado y los servicios para la fecha del evento o boda y es pagadero en el momento de la firma del contrato. Un depósito de seguridad de $200 para las áreas verdes o $400 para el área de la piscina es requerido el cual será devuelto al cliente hasta una semana después del evento luego de descontar el cargo por invitado(s) no registrado(s) e incumplimiento de reglas y una vez que la propiedad ha sido inspeccionada de cualquier daño. En caso de alquiler del lugar; el depósito también asegura que la propiedad quede limpia y sin residuos de decoración en las paredes o áreas verdes y que todo equipo y mobiliario esté en las condiciones y lugar original.
b) En caso de boda o evento sin coordinador asignado, se le añadirá el cargo por coordinador parcial hasta que nos informe su coordinador del evento o podrá seleccionar nuestra coordinación parcial o completa al momento de firmar este contrato. En caso de coordinador externo se acompaña documento requerido para ser llenado por el coordinador del evento que debe incluir la lista de suplidores y los seguros correspondientes. VR Management, Inc. se reserva el derecho de aceptar los suplidores seleccionados. Se recomienda el contacto con nuestra oficina para la utilización de suplidores habituales. Podemos sugerir suplidores que ya conocen las facilidades, las precauciones y particularidades del área reduciendo grandemente los daños a la propiedad y facilitando la coordinación del evento. Ir al final del contrato y oprima botón para ver forma de listado de suplidores.
(c) El balance final del PAQUETE DE EVENTO, EL EVENTO PERSONALIZADO O LA TARIFA DE ALQUILER DEL LUGAR será pagado 30 días antes de la fecha del evento.
(d) Los pagos iniciales pueden realizarse con: entrega en efectivo, tarjeta de crédito o débito con el logo de Visa o MasterCard y PayPal.
2) CAMBIOS DE FECHA: En caso de que el Cliente se vea obligado a cambiar la fecha del evento todos los esfuerzos serán realizados por VR Management, Inc. para transferir las reservas y apoyar la nueva fecha. El Cliente acepta que en el caso de un cambio de fecha, cualquier gasto adicional, depósitos y cargos que no son reembolsables o transferibles son responsabilidad exclusiva del Cliente. El Cliente entiende además que los cambios de última hora pueden afectar la calidad del evento y que VR Management, Inc. no es responsable del efecto de los cambios en la calidad del evento.
3) CANCELACIONES: En caso de cancelación los pagos hechos hasta la fecha de notificación de cancelación no serán reembolsables. Sólo se reembolsara el depósito de daños.
4) ALOJAMIENTOS: El Cliente acuerda que las estadías requerirán un contrato separado.
5) CONDICIONES: La siguiente es una lista de reglas que deben ser confirmadas por el Cliente. En caso de eventos no organizados por nosotros incluye a todos los SUPLIDORES, COORDINADORES EVENTOS, ETC. que participan en la planificación y ejecución de su evento especial en las instalaciones contratadas a VR Management Inc.
(a) Estacionamiento: Todos los vehículos asociados de cualquier manera con el evento deben estar estacionados dentro del área asignada. Ningún vehículo será estacionado en ninguna otra superficie del césped o en la entrada de las villas (redondel). El estacionamiento temporero para subir / bajar la carga en el redondel de Villa Bonita o entrada de las propiedades no excederá 15 minutos por vehículo.
(B) Áreas de la Propiedad: El Cliente es responsable de la seguridad de sus invitados y sus propiedades, quienes liberan a VR Management, Inc. y dueños de propiedades relacionadas de propiedad robada o dañada, a vehículos, accidentes de tránsito, cualquier reclamo o responsabilidad, o por lesiones corporales. Los niños deben estar acompañados por adultos en todo momento con énfasis en el área de la piscina o en cualquier otra área de riesgo. Las reglas para la piscina y otras áreas deben ser seguidas en todo momento por el Cliente y sus Invitados. Las únicas personas que se les permite nadar o utilizar la piscina y jacuzzi son los hospedados en la propiedad a menos que el permiso sea concedido con antelación. Si sus invitados no cumplen con las reglas de la piscina, perderá su depósito de seguridad. En caso de contratación para fiestas de piscina, el cliente es responsable de salvavidas y todas las medidas de seguridad para sus invitados.
C) Barbacoas / Parrillas: Solamente se podrán utilizar las barbacoas de la propiedad en el lugar donde se encuentran. Los servicios de proveedores de comida, asadores de lechón, barbacoas, asadores o freidores de los clientes y similares, deben ser autorizados y coordinados con nuestros representantes. Solamente se permite asar en facilidades cerradas (carretones) sin contacto con las áreas verdes u otro lugar de la propiedad.
D) Evento y Huéspedes: Los eventos se realizarán y los invitados deberán permanecer sólo en las áreas reservadas. No se permiten visitas dentro de las Villas. El cliente debe entregar 15 dias antes del evento el listado de sus invitados. Se cobrará $150 por persona no registrada con antelación. Los huéspedes o invitados adicionales se pagarán antes del comienzo del evento. En caso de incumplimiento perderá su depósito de seguridad y deberá pagar los invitados adicionales. También el evento puede ser cancelado sin derecho a reembolso.
(E) Velas: Todas las velas deben estar contenidas o encerradas en vidrio. La llama no debe alcanzar menos de 2 pulgadas por debajo de la altura del vidrio.
(F) Música: Toda la música debe terminar a las 11 PM durante los días de semana y a las 12 PM los fines de semana
(G) Niños: Todos los niños menores de 16 años DEBEN ser supervisados en todo momento
(I) LICOR / BEBIDAS / SUSTANCIAS ILEGALES: A menos que el evento incluya las estadías en la propiedad, la barra de licores se cerrará 1 hora antes de que la música haya terminado, todas las bebidas alcohólicas serán removidas y colocadas en un lugar seguro fuera de los predios. El alcohol no puede ser servido a menores. Las sustancias ilegales no se permiten en ningún momento en los predios. Los disturbios por personas bajo los efectos del alcohol o violentas están sujetos a la remoción inmediata de los predios y posible terminación del evento sin reembolso.
6) HORARIO DE EVENTOS NOCTURNOS: Todos los eventos deben terminar a las 12 AM los viernes, sábados y a las 11 PM del domingo a jueves para permitir la limpieza y cierre del sitio a medianoche o 1 AM los fines de semana.
7) DECORACIONES: Las decoraciones no pueden ser colgadas con cinta adhesiva, alambre, clavos o tornillos en ningún área de la propiedad, dentro de las villas, en los gazebos, terrazas, paredes o carpas que pudieran dejar marcas y dañar la propiedad. Todas las decoraciones deben ser retiradas sin dejar rastros, daños o residuos después de la salida del último huésped o invitados de los eventos, a menos que se hayan hecho arreglos especiales entre el Cliente y nuestros representantes. Cualquier decoración que no sea realizada a través de VR Management Inc. debe ser aprobada por nuestros representantes y debe ser removida al finalizar el evento diurno o la noche del evento, a las 12 de la medianoche de domingo a jueves a las 1 de la mañana los fines de semana. Nota: El uso de semillas y flores naturales está permitido solamente en las áreas verdes y deberán ser removidos de igual forma. No se permiten arroz, "confetti", pétalos de flores plásticas, brillos, pirotecnia y chispeantes dentro o fuera de la instalación. En caso de fuegos artificiales efectuados por profesionales, estos deben ser coordinados con nuestros representantes.
8) EVENTOS NO ORGANIZADOS POR VR MANAGEMENT, INC. - PROPIEDAD Y EQUIPO
A) En caso de actividades organizadas por el cliente o personal del cliente, el equipo debe ser removido al finalizar la actividad. La propiedad no cuenta con lugar o seguro para almacenar y proteger el equipo o pertenencias no removidas al finalizar la actividad, o entregadas antes de la fecha y hora pactada por lo que no se hace responsable de cualquier eventualidad. Debido a que el lugar contratado para la actividad requiere ser preparado para eventos de otros clientes, toda propiedad y equipo entregados antes de la fecha pactada o removidos después de la fecha pactada tendrán un cargo de la mitad del costo de renta del lugar en específico o $400 lo que fuera mayor. En caso de afectar el evento de otras personas el cliente será responsable del valor total de dicho evento incluyendo cualquier reclamación judicial por parte de los perjudicados.
B) SEGURO: El Cliente, o a través de su coordinador o planificador de eventos, mantendrá un Seguro Comercial de Responsabilidad General, incluyendo responsabilidad por despacho de bebidas, por un monto no menor a $1,000,000 por Lesiones Corporales y Daños a la Propiedad. Dicho seguro deberá nombrar; VR Management Inc. y NRC, Inc. como asegurado adicional, y un certificado de seguro con los endosos correspondientes debe ser proporcionado 30 días antes del evento.
C) Estacionamiento – Un cargo de $150 será cobrado por manejo del estacionamiento y vehículos para actividades sin estadías o sin acogerse a nuestros paquetes
9) FOTOGRAFÍA: Este lugar utiliza videos en directo y fotografía para ayudar con la promoción del lugar. Todas las fotos tomadas en Mansión Hacienda Villa Bonita, Villa Bonita # 3 y Villa Playa por su fotógrafo también serán propiedad de VR Management, Inc. y pudieran ser utilizada para fines promocionales. NO se permite el uso de fotografía desnuda o semidesnuda en cualquier lugar de la propiedad.
10) ACUERDO DE CONTRATO DE CORREO ELECTRÓNICO: Está aceptando todas las condiciones del contrato mediante reservas telefónicas o por correo electrónico. En este caso tendrá 24 horas a partir de la fecha y hora de confirmación del correo electrónico para cancelar. Sin embargo, debe notificar su decisión lo antes posible para evitar la comisión de la tarjeta de crédito que se cargará normalmente al final del día al transmitir las transacciones de las tarjetas.
11) JURISDICCIÓN: Cualquier disputa contractual o jurisdicción de reclamación será sólo bajo cualquier corte competente del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Cualquier otro intermediario fuera del sistema de tribunales, de relaciones públicas, agencias de reserva, compañías de tarjetas de crédito, agencias de viajes, etc., no tendrá jurisdicción sobre ninguna disputa relacionada con este contrato.
FIRMAS Parte que recibe servicios:
Pareja de la boda o evento, Cliente (s) o agente de los clientes: Persona financieramente responsable.
Firma: ______________________________________ Fecha: ___________________
Nombre en letra de molde: _______________________ Fecha: _______________
VR MANAGEMENT, INC.:
Firma _______________________ Fecha: _____________________
FAVOR DE BAJAR Y ENVIAR CONTRATO FIRMADO
| contrato_de_eventos.doc |
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